Samordnat arbete gav effektivt stöd
Vad vi hjälpte kunden med
Kunden – en myndighet verksam under Justitiedepartementet – ser behov av att man i större utsträckning arbetar tillsammans med sina europeiska kollegor, både strategiskt och operativt. Det främsta syftet med internationellt samarbete är att utbyta erfarenheter och metoder med andra EU-länder och att arbeta tillsammans både strategiskt och operativt i gemensamma arbetsgrupper. Europeiska kommissionen har fonder för utvecklingsprojekt och operativ samverkan som man vill nyttja.
Uppdraget innebär att hitta finansieringsformer för myndighetens verksamhet och de behov som finns, både internt och verksamhetsmässigt inom myndigheten, men även kopplat till de vanligaste arbetsuppgifterna samt de som har högst prioritet.
Hur vi gjorde
- Skapade tjänsten EU-samordnare.
- Byggde en strukturerad verksamhet kring EU-finansiering vid Huvudkontoret med en heltidstjänst som enbart arbetar med frågor kring EU-finansiering. Det sätts en strategi för hur arbetet med ansökningarna ska gå till, från idé till ansökan till hur man sköter ett beviljat projekt.
- Skapade en arbetsbeskrivning för tjänsten EU-samordnare. EU-samordnaren ska ge stöd och råd kring projektidéer, program och fonder som är lämpliga, ge stöd och råd kring ansökningsförfarandet samt ge information om regler och riktlinjer för EU-finansierade projekt. EU-samordnaren ska också fungera som kvalitetssäkrare innan ansökan skickas till förvaltningsmyndigheten.
- En genomgång görs av vilka fonder och program som lämpar sig till myndighetens verksamhet och ett flertal identifieras.
- Samtliga ledningsgrupper inom myndigheten samt styrelsen får information om den nya tjänsten samt Europeiska kommissionens finansieringsprogram, information om hur de ska gå tillväga för att söka medel, information om tänkbara projektpartners samt hur de får hjälp under ansökningsförfarandet.
Effekter i vardagen
Under 2008 sökte man ca 10 st bidrag, varav man fick 8 st beviljade för finansiering. Projekten är både nationella och internationella och har en budget från 200 000 kronor till ca 8,5 miljoner kronor.
Totalt beviljades drygt 90 miljoner kronor i EU-finansierade projekt under perioden 2008 – 2010.
EU-finansiering är nu ett finansieringsverktyg som tas i beaktande när nya utvecklingsprojekt planeras inom de flesta delar av myndigheten. De beviljade projekten löper på och många är välkända inom sitt område, inte bara inom myndighetens verksamhet i några av de euroepiska länderna utan fungerar också som en förebild för projekt inom statlig förvaltning.