Samarbete gav engagerat beslutsfattande

Vad vi hjälpte kunden med

I november 2009 beslutade tre kommuner att utreda förutsättningarna för gemensam lönehantering. Den stora utmaningen initialt, förutom att besluta i vilken utsträckning samarbetet skulle avse, var att skapa engagemang och samsyn inför kommande samverkan, så att medarbetare skulle känna delaktighet i kommande beslut. Ett beslut togs att genomföra en förstudie, för att ta till vara på den egna kompetens och idéer som finns på löneavdelningarna.
Acteas uppdrag var att facilitera två workshopar, en första heldag med medarbetarna och en andra med beslutsfattare från samtliga kommuner samt personal- och IT-chefer. Actea kontaktades för att med vår erfarenhet och få igång denna förändrings och samverkansprocess på ett engagerande och enkelt sätt. Underlag från workshoparna skulle ligga till grund för fortsatt vägval i beslutsprocessen.

Hur vi gjorde

Vi bestämde oss för att med tilldelad tid och resurser genomföra effektiva och beslutsgrundande workshops med en tydlig målbild, utifrån kundens potentiella och alternativa behov. I samråd med och i nära samarbete med kunden planerade vi innehållet i workshoparna. Vi insåg att det var viktigt att skapa ett internt engagemang så att medarbetare skulle känna delaktighet i kommande beslut.
Vid den inledande workshopen med personalen från de tre kommunernas löneavdelningar, skapades en framtida målbild av en gemensam lönehantering. Fokus var samsyn inför kommande samverkan om lönehantering, vikten var på att ta tillvara intern kompetens och idéer som finns på löneavdelningarna idag.
Tillsammans fick medarbetarna ge svar på vad som var prioriterat för att lyckas och hur detta kunde genomföras med bibehållet engagemang. Även vilka problem som bör hanteras på vägen var med på agendan, samt vilken specialistkompetens som fanns inom kommunerna.
Den andra workshopen med beslutsfattare och chefer från kommunerna, inleddes med att ta fram vilka behov respektive kommun har i dagsläget och för att sedan definiera målet för samverkan. Därefter togs delaktivteter fram, vad som krävdes för varje delmål. En struktur för det kommande projektet växte fram och blev tydligt för alla.

Effekter i vardagen

I samband med beslutsworkshop identifierade man tillsammans ett gemensamt önskat läge för kommande lönehantering. Vidare skapades ett gemensamt övergripande beslutsunderlag och innehåll för nästa steg, en nyttoanalys av kommande lönesamverkan.  Bonuseffekter var en delaktighet och förståelse mellan kommuner och inom den egna organisation. Att låta medarbetarna medarbetarna komma till tals först, gjorde att de kände sig privilegierade och delaktiga i beslutet.

 ”- Jag älskar det här sättet att jobba, det är ett utmärkt sätt att driva utveckling på.”

Per Nordenstam, kommunchef Tierp