Outsourcingprojekt över flera kommuner

Vad vi hjälpte kunden med

Tre större kommuner har startat samverkan bland annat i syfte att gemensamt upphandla outsourcing av IT-drift. Omfattningen i det här avseendet är totala IT-driften inklusive användarstödet.
Acteas uppdrag omfattade projektledning för teknikdelen i upphandlingen och projektledning av införandet i de tre kommunerna.

Hur vi gjorde

Projektet delades in i två faser, upphandlingsfasen och införandefasen. Upphandlingsfasen delades i sin tur in i delprojekten Affär, Organisation, Kommunikation och Teknik.
Actea tog under första fasen huvudrollen som delprojektledare Teknik med uppgiften att ta fram den gemensamma specifikationen av IT-drifttjänsterna för de tre kommunerna och utvärdera anbud.
För att tillgodose kommunernas olika behov av IT-drifttjänster omfattade specifikationen både drift av befintliga system och avropbara funktioner. Drift av befintliga system innebär drift av system där ägandet ligger hos kommunerna. Avropbara funktioner innebär att leverantören har totalansvar för att tillhandahålla tjänster för kommunerna.
Under nästa fas gick vi in som projektledare för kommunerna under införandet av den upphandlade IT-driften i de tre kommunerna. Uppdraget innebar ansvar att för kommunerna vara motpart till leverantörens införandeprojekt och säkerställa att avtalet. I uppdraget ingick också ansvar för acceptanstester. Acteas erfarenheter inom projektledning i kombination med IT och kunskap om kommunal verksamhet var förutsättningar som bidrog till resultatet.

Effekter i vardagen

• Totalt ökad kundnöjdheten inom organisationen jämfört med dagens lösningar
• IT-drifttjänster som stödjer utvecklingen mot e-förvaltning (externa och interna e-funktioner)
• Tjänster som uppfyller både de gemensamma men även skilda behov som kommunerna har så att kommunerna får rätt kvalitet till lägsta kostnad
• Utökad samverkan mellan kommunerna i IT-driftfrågor