Effektiv IT-utveckling med förankring i verksamheten

Utmaning

Kunden – tre kommuner i Sverige – har sedan länge haft ett samarbete inom IT.
Inför 2010 skapades ett samverkansavtal som innebar att kommunerna skapade en gemensam nämnd med en tjänstemannaorganisation.
Under det gångna året har IT-enheten drabbats av ett antal större incidenter vilket skapat ohållbara situationer och föranledde en IT revision. Revisionen pekade på en bristande styrning, ledning och kontroll samt uppföljning. På grund av detta kallades Actea in för att se över situationen, kontrollera bakomliggande orsaker och ta fram en handlingsplan för att skapa en hållbar och stabil utveckling.

Hur vi gjorde

För att kunna genomföra en genomlysning av den här omfattningen krävs förståelse för ledningssystem, IS/IT-utveckling, metoder och modeller för nyttostyrning och projektledning, processer inom IT-drift och förvaltning samt ledarskap. Dessutom fanns ett stort behov av kunskap inom intervjumetodik för att få fram grundorsaker för synbara effekter.
Under granskningens gång genomfördes ett stort antal intervjuer med personer både politiker, personer från verksamheterna och IT-enheten. Även vissa leverantörer har ingått i undersökningen. För att få fullständig förståelse för situationen och bakomliggande orsaker behövdes det att granska ett stort antal styrdokument och andra ledningsdokument.
Utmaningen låg i att sammankoppla både dokument (såsom avtal, policys och andra styrdokument) och faktiska händelser och människors beteenden, metoder och vanor. Dessa skapade en helhet och gav möjligheter till utgångspunkter till handlingsplan.
Under projektets gång har coachning av personal ingått för att stärka och lyfta dess förståelse, förmåga och självförtroende inför kommande förändring. Projektet handlade mycket om kommunikation och ledarskap.

Effekter i vardagen

Resultatet av granskningen och analysen ledde till en handlingsplan som presenterades för kommunstyrelserna, kommunledningarna och övriga tjänstemannaorganisationen.
Handlingsplanen innehöll aktiviteter som:

• Utveckling av styrdokument såsom avtal, policys och andra riktlinjer
• Utveckling av ekonomisk styrmodell som skapar utrymme för verksamheterna att påverka sina IS/IT-kostnader
• Framtagning av styrmodell för IS/IT-utveckling som kommer att skapa en bättre beställarfunktion, kontrollerad och strukturerad beredningsfunktion samt projektkontor. Det kommer också att leda till en bättre förvaltnings- och driftssituation
• Förslag till ny organisation, inom tjänstemannaorganisationen, som skapar tydligare funktioner, roller med ansvarsgränser
• Bättre, tydligare kopplingar mellan verksamheterna och IS/IT-funktionen
• Mer hållbart initiativ på hur man skall arbeta med Informationssäkerhet i dessa verksamheter

Grundläggande resultatet kommer att bli en bättre förståelse för både verksamheterna och IS/IT-funktionen för vad som skall göras och hur samt av vem, så att de kan skapa en bättre, mer kostnadseffektiv och stabil utveckling av IS/IT. Det kommer att innebära att kommunerna får bättre beslutsunderlag och effektivare styrning, kontroll och utveckling samt stabilare drift av sina IT-baserade system.
Handlingsplanen godkändes av Servicenämnden och skall föredras i respektive Kommunstyrelse.