Beslut med djupa rötter

Affärssystembyte

Vad vi hjälpte kunden med

Kunden var en större statlig myndighet som beslutat sig för att byta affärssystem. Orsaken var ökade krav på styrning och kontroll från departementet. Som en konsekvens av detta bestämde man sig även för att byta ekonomimodell för den interna redovisningen.
Eftersom kunden har större kontor på sju platser i Sverige, samt ett flertal tvärfunktionella verksamheter, krävdes en bred förankring då många medarbetare skulle påverkas av förändringen.

Acteas roll i förstudien om ett nytt affärssystem var att driva nyttoplaneringen samt att ansvara för kvalitet i förstudierapporten.

Hur vi gjorde

Vi skapade en arbetsgrupp inom projektet där vi hade en drivande roll. Från kundens sida deltog ekonomidirektör, förvaltningsdirektör, IT-strateg, upphandlings- och inköpsansvarig samt två utredare.
Genom intervjuer och gemensamma workshops utarbetades nuläge och önskvärt läge, detta för att identifiera dagens situation samt vilka mål kunden ville uppnå.

Nästa steg var att ta fram en nyttoplan. Där såg vi vilka nyttor kunden kunde uppnå med förändringen, vilka realiseringskostnader som krävdes samt vilka risker förändringen medförde.

Uppnådda effekter

Den förstudierapport som Actea presenterade för myndigheten upplevdes som väl genomarbetad och grundlig. Beslut om genomförande fattades. Vårt arbetssätt medförde att förändringen redan var förankrad i verksamhetens översta ledningsnivå. Eftersom ansvariga direktörer medverkat vid ett flertal workshops växte beslutet fram successivt och eventuella oklarheter var redan utredda.
Acteas uppdrag gav en tydlig målbild samt en strategi för det förändringsprogram som krävdes för att realisera nyttorna under de kommande åren. En tydlig struktur skapades också för att kunna mäta och följa utvecklingen av såväl nyttor som kostnader under hela förändringsprogrammet.

Actea levererade också ett väl genomarbetat beslutsunderlag där förväntade intäkter, realiseringskostnader från leverantör och egen verksamhet, samt potentiella risker fanns sammanvägda.